Spojte se s námi

Ahoj, co hledáš?

Recenze aplikace Docutain

Aplikace Docutain v testu - skenujte a spravujte dokumenty

Aktualizováno uživatelem Timo Altmeyer dne 16. února 2022

Bez ohledu na to, zda jsou faktury, dodací listy, recepty nebo jiné dokumenty - dokumenty „Docutain“ mohou být naskenovány a spravovány téměř okamžitě, takže jsou snadno dostupné odkudkoli. Podíval jsem se blíže na aplikaci pro správu dokumentů od společnosti INFOSOFT GmbH se sídlem v Koblenz.

9
Naše hodnocení
Obsah

 Test: docutain 

Nejlepší aplikace pro skener Docutain 2019

 Soukromí a bezpečnost  

Před instalací aplikace jsem chtěl vědět jak dokument zpracovává data a jaké přístupové oprávnění aplikace vyžaduje.

Docutain je aplikace „Made in Germany“ a pochází od společnosti INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH se sídlem v Koblenz. Společnost zachází s údaji transparentně.

Všechna data se ukládají pouze lokálně na koncovém zařízení a lze je také zašifrovat uživatelem. Šifrování brání třetím stranám ve čtení dokumentů v prostém textu. Pokud načtete zašifrovaná data aplikace do cloudu, nemusíte se obávat, že k dokumentům budou mít přístup i třetí strany s přístupem do cloudu. Klíč, který se používá k šifrování, je generován heslem zadaným uživatelem během počátečního nastavení. Toto heslo by se mělo dobře pamatovat, protože aby Docutain mohl zaručit maximální zabezpečení uživatele, heslo se s Docutain nikdy neukládá. Neexistuje tedy žádný způsob, jak obnovit heslo, pokud dojde ke ztrátě.

 Chybové zprávy a statistiky o používání aplikací se ukládají prostřednictvím Microsoft App Center. Sběr těchto analytických údajů je běžný, ale je anonymizován a neobsahuje žádné osobní údaje.

Mezi přístupová práva aplikace patří kamera, která slouží ke skenování dokumentů, paměť pro ukládání naskenovaných dokumentů a přístup k internetu, pokud chcete přenést data do cloudu.

 Účely a funkce 

 Snadné a rychlé skenování 

Docutain slibuje, že si poradí s jakýmkoli typem dokumentu. Příklady aplikací jsou:

  • Digitalizace faktur a příjmů
  • Správa smluv všeho druhu
  • Skenování a správa receptů z novin nebo screenshotů
  • Shrnutí provozních pokynů
  • Digitalizace domácích úkolů a pracovních listů

Pro zkušební provoz jsem tedy popadl složku a naskenoval různé typy dokumentů.

První skenování bylo překvapivě rychlé a snadné. Držte fotoaparát smartphonu nad dokumentem, počkejte na zelené překrytí a Docutain udělá zbytek. V automatickém režimu se aplikace spustí, pokud je zarovnání dokonalé bez jakékoli akce ze strany uživatele. V ručním režimu, jak název napovídá, musí uživatel uvolňovací tlačítko ovládat sám.

Ideální světelné podmínky nebo vysoce kontrastní pozadí nejsou podmínkou. Ve většině případů skenování fungovalo bez jakýchkoli překážek. Pokud je vzdálenost k dokumentu nesprávná, aplikace doporučí uživateli přesunout kameru blíže k dokumentu. K ostření, řezání a zarovnávání dochází v automatickém následném zpracování. Samozřejmě je také možné provést vlastní zpracování (řezání, otáčení, filtrování).

 Komplexní správa 

Naskenované dokumenty mohou být opatřeny metadaty (jméno, datum, klíčová slova, adresa, částka, daňová relevance) a roztříděny podle typu dokumentu (faktury, recepty, certifikáty atd.).

Podobně jako v klasické složce – pouze digitální – lze ve všech dokumentech uložených v Docutain vyhledávat poskytnutá metadata. Pomocí OCR (rozpoznávání textu) je dokonce možné vyhledávat přímo v textovém obsahu dokumentů. Kromě toho lze dokumenty z aplikace sdílet jako prohledávatelné PDF nebo jako obrázek (JPG).

 PDF a cloud 

Docutain v zásadě ukládá všechny dokumenty ve formátu souboru, který lze otevřít pouze pomocí Docutain. Export do formátu PDF lze aktivovat prostřednictvím nastavení, ale není k dispozici uživatelům verze Pro.

Praktickou funkcí, která umožňuje Docutain používat napříč zařízeními odkudkoli, je cloudové připojení. Jsou podporováni následující poskytovatelé cloudových služeb: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud a ownCloud.

 iOS, Android a Windows 

Docutain lze nainstalovat na téměř jakékoli zařízení. Uživatelé Apple iOS a Android si mohou aplikaci stáhnout zcela zdarma z příslušného obchodu s aplikacemi. INFOSOFT naštěstí reklamu nepoužívá. Upgrade na Docutain Pro je možný jako nákup v aplikaci a stojí 4,99 EUR jednou. Docutain Pro nabízí mimo jiné dávkové skenování, funkci připomenutí a možnost importu souborů PDF. Zde je přehled funkcí Pro:

Funkce Docutain Pro

Kromě aplikace je Docutain k dispozici také jako aplikace pro Windows. Na rozdíl od verze aplikace lze desktopovou verzi bezplatně používat jako součást 14denní testovací fáze. Po testovací fázi je možné zakoupit Docutain Desktop za 24,99 EUR ročně / 2,99 EUR měsíčně (obchodní: 199,00 EUR / 19,99 EUR). Zakoupením licence pro Windows pro Windows se Docutain Pro automaticky aktivuje na mobilních zařízeních.

 Klimaschutz 

Ti, kdo používají Docutain, také přispívají k ochraně klimatu. Jako partner projektu zalesňování Tree-Nation pomáhá Docutain s opětovnou výsadbou naší planety. Naskenované dokumenty znamenají stromy, které prospívají projektu Tree-Nation.

Docutain - tímto způsobem podporujeme ochranu klimatu s vaší pomocí

V době psaní tohoto dokumentu již Docutain do projektu přispěl 14857 stromy! Prostřednictvím položky nabídky „Ochrana klimatu“ v aplikaci můžete vidět, kolik stromů jste sami přispěli.

Více informací o ochraně klimatu Docutain najdete na: docutain.de/ochrana klimatu

Recenze aplikace Docutain
9
Závěr

Závěrem lze říci, že Docutain je úspěšná aplikace pro správu dokumentů. S Docutain lze skenovat a spravovat faktury, stvrzenky, smlouvy, dopisy, vizitky a téměř jakýkoli jiný dokument.

Dokumenty lze digitalizovat okamžitě. Proces skenování je samozřejmý a ve vzácných případech je třeba asistovat automatickému následnému zpracování. Správa dokumentů je jasně strukturovaná, takže nemusíte dlouho hledat požadovaný dokument. Klíčovým slovem je zde hledání místo hledání.

Obzvláště pozoruhodné je výlučně lokální úložiště dat, které lze zajistit také šifrováním. To zajišťuje větší bezpečnost a eliminuje obavy o ochranu dat.

Timo Altmeyer avatar

Timo je zakladatelem techreviewer.de a skutečným technologickým expertem. Od chytrých telefonů po elektrokola, od domácího kina po chytré domácnosti, vždy má prst na tepu nejnovějších trendů.

11 Kommentare

11 Kommentare

  1. Hartmut P

    22. March 2021 20 na: 38

    aplikace funguje dobře na smartphonu, skutečná katastrofa v systému Windows 10, pravidelně havaruje. Služba trvá 3-5 dní, konečně mám toho dost.

  2. Hans Jürgen Werner

    16. Října 2021 09 na: 57

    Co se mi nelíbí, je
    Pole verze Pc / Handy jsou uvedena odlišně.
    Naskenované na PC je nutné znovu vyvolat na mobilním telefonu a upravit tak, aby existoval soubor PDF.
    Cenový výkon jinak top

  3. Martin

    20. listopadu 2021 v 12:27

    Verze pro Windows se bohužel nemůže připojit k Disku Google, protože software je klasifikován jako nebezpečný. Bohužel to znamená, že koncept napříč systémem jde zcela pod vodu. Takže nakonec jde spíše o trik než o skutečné DMS.

  4. Edgar

    19. ledna 2022 v 13:11

    Co na Docutain opravdu oceňuji, je jednoduchost procesu skenování. S chytrým telefonem stačí dokument vyfotit, pojmenovat a je to. Trvá 10 sekund a dokument je digitalizován. Abyste však mohli využít všech výhod, měli byste také přiřadit klíčová slova, datum dokumentu a tvůrce dokumentu. Všechna tato metadata lze přiřadit jako vyhledávací kritérium. Pokud důsledně zadáte všechna metadata, můžete dokument najít během několika sekund. To mi tak často pomohlo v každodenním životě, v situacích, které by mě předtím nikdy nenapadly. Hledání v Docutain je prostě fantastické.
    Windows aplikace mi funguje bez problémů, žádné pády nedochází. Synchronizace s GMX Cloud také probíhá zcela hladce. To znamená, že vaše dokumenty jsou vždy dostupné na všech zařízeních a vždy aktuální.
    Docutain se stal nedílnou součástí mého každodenního života. Těším se na každý nový dokument, který dokážu naskenovat – vážně!

  5. Harry kritický

    6. Června 2022 11 na: 25

    Na Windows 10 / Windows 11 je software totální katastrofa. Je to hra a software pro řemesla. Pokud potřebuji minuty na změnu dat nebo dokonce na smazání datových záznamů, protože se program neustále a trvale synchronizuje, nelze program používat profesionálně. Pokud jsou chyby zaznamenány až po měsících (!) a pak se vám zobrazí zpráva, že na jejich opravě pracujete naplno, nic jiného mě nenapadá. To, že program lze po vypršení zakoupeného předplatného (ročního předplatného) vůbec používat - i se stávajícími daty, je další perlička. Každého profesionálního uživatele mohu před tímto softwarem pouze varovat. Zdá se, že je určen spíše pro šikovnou generaci než pro profesionální uživatele DMS.

  6. Hoericke

    5. Září 2022 09 na: 26

    Aplikace pro smartphone nestojí 4,99 EUR jednorázově po skončení zkušební doby, ale měsíčně! Roční předplatné stojí 49,99 EUR.

  7. Hans Jürgen

    13. Října 2022 10 na: 14

    Nápad dobrý, zbytek je na hovno. služba, co to je?
    Dnes ráno aktualizace na mobilním telefonu Android, nyní program již není použitelný.
    Jako zákazník se necháte zmást.
    Zdá se, že motto zní „Jediná věc, která vás trápí, je zákazník“

    • Ralf

      27. Srpna 2023 12 na: 35

      ...také moje zkušenost - krátká standardní odpověď, pak - v případě dalších potíží - mrtvé ticho.

  8. Filip Dostál

    8. May 2023 16 na: 42

    S Docutainem jsem velmi nespokojený. Nabídka funkcí je skromná, software náchylný k chybám. Automatické indexování skenů je nedostatečné. Škoda za investovaný čas.

  9. Jelen

    15. Srpna 2023 12 na: 49

    Mohu jen souhlasit s předchozími komentáři. Software mi ani nerozpoznává duplicitní soubory PDF. Také nevidím, že verze pro Windows je zásadně dále vyvíjena (viz funkce a design). Před vypršením předplatného tomu nic nenasvědčuje. Předplatné lze uzavřít online. Potřebné tlačítko pro zrušení jsem ale neobjevil. Zákazník by měl zaplatit.

  10. Marx

    29. ledna 2024 v 10:55

    Nemohu souhlasit s předchozími komentáři. S aplikací jsem velmi spokojen, zejména s kvalitou skenování a rozsahem funkcí. Po 2 dnech jsem dostal odpověď na žádost o podporu.
    Zdá se, že společnost nyní také nabízí SDK pro skenování: https://sdk.docutain.com

Zanechat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Povinné položky jsou označeny * výrazný