Aplikace Docutain v testu - skenujte a spravujte dokumenty

 Test: docutain 

 Soukromí a bezpečnost  

Před instalací aplikace jsem chtěl vědět jak dokument zpracovává data a jaké přístupové oprávnění aplikace vyžaduje.

Docutain je aplikace „Made in Germany“ a pochází od společnosti INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH se sídlem v Koblenz. Společnost zachází s údaji transparentně.

Všechna data se ukládají pouze lokálně na koncovém zařízení a lze je také zašifrovat uživatelem. Šifrování brání třetím stranám ve čtení dokumentů v prostém textu. Pokud načtete zašifrovaná data aplikace do cloudu, nemusíte se obávat, že k dokumentům budou mít přístup i třetí strany s přístupem do cloudu. Klíč, který se používá k šifrování, je generován heslem zadaným uživatelem během počátečního nastavení. Toto heslo by se mělo dobře pamatovat, protože aby Docutain mohl zaručit maximální zabezpečení uživatele, heslo se s Docutain nikdy neukládá. Neexistuje tedy žádný způsob, jak obnovit heslo, pokud dojde ke ztrátě.

 Chybové zprávy a statistiky o používání aplikací se ukládají prostřednictvím Microsoft App Center. Sběr těchto analytických údajů je běžný, ale je anonymizován a neobsahuje žádné osobní údaje.

Mezi přístupová práva aplikace patří kamera, která slouží ke skenování dokumentů, paměť pro ukládání naskenovaných dokumentů a přístup k internetu, pokud chcete přenést data do cloudu.

 Účely a funkce 

 Snadné a rychlé skenování 

Docutain slibuje, že si poradí s jakýmkoli typem dokumentu. Příklady aplikací jsou:

• Digitalizace faktur a příjmů
• Správa smluv všeho druhu
• Skenování a správa receptů z novin nebo screenshotů
• Shrnutí provozních pokynů
• Digitalizace domácích úkolů a pracovních listů

Pro zkušební provoz jsem tedy popadl složku a naskenoval různé typy dokumentů.

První skenování bylo překvapivě rychlé a snadné. Držte fotoaparát smartphonu nad dokumentem, počkejte na zelené překrytí a Docutain udělá zbytek. V automatickém režimu se aplikace spustí, pokud je zarovnání dokonalé bez jakékoli akce ze strany uživatele. V ručním režimu, jak název napovídá, musí uživatel uvolňovací tlačítko ovládat sám.

Ideální světelné podmínky nebo vysoce kontrastní pozadí nejsou podmínkou. Ve většině případů skenování fungovalo bez jakýchkoli překážek. Pokud je vzdálenost k dokumentu nesprávná, aplikace doporučí uživateli přesunout kameru blíže k dokumentu. K ostření, řezání a zarovnávání dochází v automatickém následném zpracování. Samozřejmě je také možné provést vlastní zpracování (řezání, otáčení, filtrování).

 Komplexní správa 

Naskenované dokumenty mohou být opatřeny metadaty (jméno, datum, klíčová slova, adresa, částka, daňová relevance) a roztříděny podle typu dokumentu (faktury, recepty, certifikáty atd.).

Podobně jako v klasické složce – pouze digitální – lze ve všech dokumentech uložených v Docutain vyhledávat poskytnutá metadata. Pomocí OCR (rozpoznávání textu) je dokonce možné vyhledávat přímo v textovém obsahu dokumentů. Kromě toho lze dokumenty z aplikace sdílet jako prohledávatelné PDF nebo jako obrázek (JPG).

 PDF a cloud 

Docutain v zásadě ukládá všechny dokumenty ve formátu souboru, který lze otevřít pouze pomocí Docutain. Export do formátu PDF lze aktivovat prostřednictvím nastavení, ale není k dispozici uživatelům verze Pro.

Praktickou funkcí, která umožňuje Docutain používat napříč zařízeními odkudkoli, je cloudové připojení. Jsou podporováni následující poskytovatelé cloudových služeb: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud a ownCloud.

 iOS, Android a Windows 

Docutain lze nainstalovat na téměř jakékoli zařízení. Uživatelé Apple iOS a Android si mohou aplikaci stáhnout zcela zdarma z příslušného obchodu s aplikacemi. INFOSOFT naštěstí reklamu nepoužívá. Upgrade na Docutain Pro je možný jako nákup v aplikaci a stojí 4,99 EUR jednou. Docutain Pro nabízí mimo jiné dávkové skenování, funkci připomenutí a možnost importu souborů PDF. Zde je přehled funkcí Pro:

Kromě aplikace je Docutain k dispozici také jako aplikace pro Windows. Na rozdíl od verze aplikace lze desktopovou verzi bezplatně používat jako součást 14denní testovací fáze. Po testovací fázi je možné zakoupit Docutain Desktop za 24,99 EUR ročně / 2,99 EUR měsíčně (obchodní: 199,00 EUR / 19,99 EUR). Zakoupením licence pro Windows pro Windows se Docutain Pro automaticky aktivuje na mobilních zařízeních.

 Klimaschutz 

Ti, kdo používají Docutain, také přispívají k ochraně klimatu. Jako partner projektu zalesňování Tree-Nation pomáhá Docutain s opětovnou výsadbou naší planety. Naskenované dokumenty znamenají stromy, které prospívají projektu Tree-Nation.

V době psaní tohoto dokumentu již Docutain do projektu přispěl 14857 stromy! Prostřednictvím položky nabídky „Ochrana klimatu“ v aplikaci můžete vidět, kolik stromů jste sami přispěli.

Více informací o ochraně klimatu Docutain najdete na: docutain.de/ochrana klimatu