Aplikace Docutain v testu - skenujte a spravujte dokumenty

Test: docutain

Soukromí a bezpečnost

Před instalací aplikace jsem chtěl vědět jak Docutain zpracovává data a jaké přístupové oprávnění aplikace vyžaduje.

Docutain je aplikace "Vyrobeno v Německu" a pochází z INFOSOFT Information and Documentation Systems GmbH sídlící v Koblenz. Společnost zachází s údaji transparentně.

Všechna data budou výhradně místní uložené na koncovém zařízení a může k nim uživatel přistupovat také pomocí a kódování být poskytnuty. Šifrování brání třetím stranám ve čtení dokumentů v prostém textu. Pokud načtete zašifrovaná data aplikace do cloudu, nemusíte se obávat, že k dokumentům budou mít přístup také třetí strany s přístupem do cloudu. Klíč, který se používá k šifrování, je klíč zadaný uživatelem během počátečního nastavení heslo generováno. Toto heslo by se mělo dobře pamatovat, protože aby Docutain mohl zaručit maximální zabezpečení uživatele, heslo se s Docutain nikdy neukládá. Neexistuje tedy žádný způsob, jak obnovit heslo, pokud dojde ke ztrátě.

Hlášení chyb a statistiky pro použití aplikací ukládá Microsoft App Center. Shromažďování těchto analytických údajů je běžné, ale jsou anonymizované a neobsahují žádné osobní údaje.

Zemřít přístupová oprávnění Aplikace obsahuje kameru, která slouží ke skenování dokumentů, paměť pro ukládání naskenovaných dokumentů a přístup k internetu, pokud chcete přenést data do cloudu.

Účely a funkce

Snadné a rychlé skenování

Docutain slibuje s jakýkoli typ dokumentu obejít se. Příklady aplikací jsou:

• Digitalizace faktur a příjmů
• Správa smluv všeho druhu
• Skenování a správa receptů z novin nebo screenshotů
• Shrnutí provozních pokynů
• Digitalizace domácích úkolů a pracovních listů

Pro zkušební provoz jsem tedy popadl složku a naskenoval různé typy dokumentů.

První skenování bylo překvapivě rychlé a snadné. Držte fotoaparát smartphonu nad dokumentem, počkejte na zelené překrytí a Docutain se postará o zbytek. v automatický režim spouští aplikaci s dokonalým zarovnáním bez zásahu uživatele. v ruční režim uživatel - jak název napovídá - si musí uvolňovací tlačítko ovládat sám.

Ideální světelné podmínky nebo vysoce kontrastní pozadí nejsou podmínkou. Skenování ve většině případů fungovalo bez jakýchkoli překážek. Pokud je vzdálenost k dokumentu nesprávná, aplikace doporučí uživateli přesunout kameru blíže k dokumentu. Ostření, řezání a vyrovnání se provádí v automatické následné zpracování. Samozřejmě je také možné provést vlastní zpracování (řezání, otáčení, filtrování).

Komplexní správa

Naskenované dokumenty lze odeslat pomocí Metadata (Jméno, datum, klíčová slova, adresa, částka, daňová relevance) a později Typy dokumentů Kategorizujte (faktury, recepty, certifikáty atd.).

Podobně jako klasická složka - pouze digitální - lze všechny dokumenty uložené v Docutainu vyhledat pomocí poskytnutých metadat. S pomocí OCR (rozpoznávání textu) je dokonce možné vyhledávat přímo v textovém obsahu dokumentů. Dokumenty lze navíc z aplikace sdílet jako prohledávatelné PDF nebo jako obrázky (JPG).

PDF a cloud

Docutain v zásadě ukládá všechny dokumenty ve formátu souboru, který lze otevřít pouze pomocí Docutain. The Export do formátu PDF lze aktivovat prostřednictvím nastavení, ale není k dispozici uživatelům verze Pro.

Praktickou funkcí, díky které můžete Docutain používat napříč zařízeními odkudkoli, je Cloudové připojení. Jsou podporováni následující poskytovatelé cloudových služeb: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud a ownCloud.

iOS, Android a Windows

Docutain lze nainstalovat na téměř jakékoli zařízení. Uživatelé Apple iOS a Android mohou aplikaci používat úplně zdarma v příslušném obchodě s aplikacemi stažení. INFOSOFT naštěstí reklamu nepoužívá. Upgrade na Docutain Pro je možný jako nákup v aplikaci a náklady jednorázově 4,99 €. Docutain Pro nabízí mimo jiné dávkové skenování, funkci připomenutí a možnost importu souborů PDF. Zde je přehled funkcí Pro:

Kromě aplikace je Docutain k dispozici také jako Windows aplikace. Na rozdíl od verze aplikace je verze pro stolní počítače součástí a 14denní zkušební doba použitelné zdarma. Po testovací fázi lze Docutain Desktop používat 24,99 EUR ročně / 2,99 EUR měsíčně (Obchodní: 199,00 EUR / 19,99 EUR). Při zakoupení licence pro Windows pro Windows se Docutain Pro automaticky aktivuje na mobilních zařízeních.

Klimaschutz

Ti, kdo používají Docutain, také přispívají k ochraně klimatu. Jako partner společnosti Projekt znovuzalesňování stromů Docutain pomáhá s opětovnou výsadbou naší planety. Naskenované dokumenty znamenají stromy, které prospívají projektu Tree-Nation.

V době tohoto článku byl již Docutain používán 14857 stromů přispěl do projektu! Prostřednictvím položky nabídky „Ochrana klimatu“ v aplikaci můžete vidět, kolik stromů jste sami přispěli.

Více informací o ochraně klimatu Docutain najdete na: docutain.de/Klimaschutz

výsledek testu